Pourquoi les hôtels perdent du terrain sur les salles de réunion

Dans le "monde d'avant", lorsqu'on devait organiser une réunion dans un lieu spécialement conçu pour cela, on pensait assez logiquement à un hôtel. Salles équipées, accueuil et matériel de pros, collations, etc ... Pourtant, il semble que les hôtels perdent de plus en plus de terrain sur ce marché au profit des espaces de co-working a priori mieux armés du point de vue digital ...

Pour de nombreux organisateurs de réunions, la réservation d'une salle pour une journée ou plusieurs demi-journées relève souvent du parcours du combattant : mail au service spécialisé, appel téléphonique pour demander un devis, etc ... a priori, la réservation en "libre service" et via internet d'un salle de réunion dans un hôtel est beaucoup plus compliquée que la réservation d'une chambre.

Et pourtant, de nombreuses sociétés prospèrent sur ce marché de la location "instantanée" de salles de réunion; à commencer par les compagnies de co-working (anciennement centres d'affaires) qui ont compris plus rapidement que les hôtels l'intérêt de proposer leurs salles de réunion en réservation instantanée.

Selon une étude mondiale menée par MeetingBookers, ces compagnies connaîtraient d'ailleurs une croissance annuelle de 10% de leurs réservations de salles de réunion contre une baisse de 3% pour les salles proposées par les hôteliers. Désormais, près d'une réunion sur 4 serait réservée dans un espace de co-working; un marché qui n'existait pas encore il y a 4 ans de cela ...

À la différence des hôtels, réserver une salle de réunion pour quelques heures ou quelques jours dans un espaces de coworking relève d'une simplicité enfantine :

• il suffit de taper un nombre de participants et une ou plusieurs dates,
• de déterminer les options éventuelles (collations, matériel, etc ...),
• et hop ! Vous avez un prix que vous pouvez régler en ligne pour bloquer votre salle de réunion jusqu'à la veille de votre rencontre ...

Et à ce jeu-là, les espaces de co-working l'emportent largement sur les hôtels pour la bonne et simple raison que le "digital" fait entièrement partie de leur ADN. Les nouvelles startups de la location partagée de bureaux et d'espaces de travail disposent toutes de sites puissants proposant des moteurs de réservation instantanée pour leurs espaces de travail. Avouons-le, il est plus rare de trouver sur le moteur de réservation d'un hôtel le moyen de réserver une salle de réunion en temps réel. Et pourtant, le marché est là et la demande est croissante selon les spécialistes du secteur ...

Le marché des salles de réunion s'est considérablement transformé, à commencer par le type de prestations achetées; en général, de l'ordre de 20 participants en moyenne. Ce profil de clientèle est, par conséquent, encore plus adapté aux réservations instantanées: en termes de budget global et de prestations à prévoir, faire son marché via internet et payer en ligne avec une carte bancaire est la chose la plus simple à faire et cela coûte moins cher à l'hôtel en traitement commercial et administratif.

Pour preuve, en 2019, les réservations instantanées de salles de réunion ont progressé de 11% pour représenter 47% des salles réservées tandis que les réservations "sur demande" baissaient de 11% (par rapport à 2018) tout en représentant encore 53% du marché". Mais, clairement, la dynamique se situe sur la réservation instantanée de salles de réunion.

L'autre facteur qui milite en faveur de la réservation instantanée est que la clientèle fractionne de plus en plus ses recherches. Là où la réservation pour une journée baisse de 5% (voir ci-dessus), on note une progression des blocs de réservation pour seulement quelques heures ou une demi-journée. La réservation "à l'heure" devenant un des marchés les plus à la pointe en matière de croissance.

Selon les experts du secteur, un véritable yield est en train de se mettre en place sur ces offres-là: plus la durée louée est réduite, plus le prix à la minute ou à l'heure est élevé; ce qui ne semble pas choquer les clients en ligne qui y voient là un vrai service commercial. Donc, acceptable à sur-payer.

La tendance est donc clairement à la réservation instantanée de salles de réunion et cela correspond clairement au fait que les principales réunions comptent moins de 20 participants et que leur budget peut facilement se "booker" et se payer en ligne. D'ailleurs, de grandes compagnies hôtelières prennent désormais fait et cause pour ce type de réservation en ligne; préférant mobiliser leurs équipes "meetings" sur les demandes hors ligne portant sur des réunions de 80 participants et plus où le "sur-mesure" s'impose encore.

Ce marché, longtemps tenu par les hôtels, vit donc sa petite révolution digitale lui aussi et profite à de nouveaux acteurs comme les espaces de co-working ... en attendant une éventuelle réplique des hôtels qui semblent concentrer leurs efforts sur d'autres facettes de la distribution digitale; la vente de leurs chambres en tête !