Voici pourquoi vos réservations arrivent de plus en plus tard !

L'été est déjà bien engagé et votre planning comporte encore quelques trous ? Rassurez-vous, ce n'est pas que la désaffection guette votre adresse mais (outre une condurrence de plus en plus forte) le fait que les clients réservent de plus en plus tard ... Et si vous appreniez à identifier ce qui impacte votre "fenêtre de réservation" ? ...

On appelle cela la fenêtre de réservation; c'est-à-dire, l'intervalle de temps qui s'écoule entre le moment où la réservation est faite par le client et sa date d'arrivée chez vous. Par exemple, si je réserve le 1er juillet pour le 15, ma fenêtre de réservation est donc de 14 jours.

Et comme vous avez pu le constater, fini le temps heureux où la fenêtre de réservation était majoritairement de 90 jours et plus. C'est-à-dire, l'époque où - en d'autres termes - votre planning était quasiment plein près de trois mois avant le début de la saison.

Depuis plus de deux ans maintenant, la tendance observée de toutes parts est que cette fenêtre de réservation prend des allures multiformes en fonction de nombreux paramètres: votre nombre de prestations ... et votre environnement concurrentiel.

Selon la dernière étude conduite par Transparent sur des milliers d'adresses de locations saisonnières et de maisons d'hôtes, entre 2015 et 2018, le nombre médian de jours où une réservation a été faite avant la date d'arrivée a été littéralement divisé par 2 en 3 ans ! Là où un voyageur réservait, en moyenne, 79 jours avant, ce dernier ne réserve plus que, dans le meilleur des cas, que 39 jours avant d'arriver chez vous ... Cela en dit long des conséquences que de tels changements d'habitudes provoquent dans votre business ... et votre organisation.

Concurrence et offre pléthorique oblige, le client sait qu'il finira bien par trouver un lieu où dormir durant son séjour. Ce dernier multiplie donc les allers et retours entre les différentes sites d'offres, les OTAs, les comparateurs - votre site aussi ! - avant de réserver son séjour au meilleur prix.

Oui, au meilleur prix ... car le voyageur sait que cela peut coûter cher de jouer les retardataires et donc, de se retrouver au dernier moment avec des offres disponibles mais à des prix intouchables ... C'est ce qui explique qu'une grande partie des voyageurs stoppe ses recherches à un délai (raisonnable) moyen de 39 jours (car, entre temps, quelquefois, il leur faut aussi bloquer un avion, un train, etc ...). Les clients sont donc sensibles - durant cette période décisive - à toutes les promotions que vous pourrez leur soumettre pour les inciter à réserver durant cette fenêtre de réservation là ...

Les voyageurs apprennent vite et apprivoisent de mieux en mieux les "logiques tarifaires" des pros du tourisme et savent de plus en plus jouer sur les prix et les délais ... c'est donc à vous de proposer au bon moment l'offre tarifaire qui les sécurisera le mieux : bloquer assez tôt en avance du séjour contre un prix remisé et une clause de non annulation, par exemple.

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La science des fenêtres de réservation commence à s'enrichir de variables multiples car, de nombreux paramètres peuvent influencer le type de "fenêtres" auxquelles votre adresse sera probablement confrontée. Le nombre de chambres qui compose votre établissement est, par exemple, un des facteurs qui influence à la hausse et à la baisse ce phénomène ...

L'étude de Transparent démontre, par exemple, que ==les clients à la recherche d'une location ne comportant qu'une chambre ont réservé, en moyenne, 41 jours à l'avance, soit deux jours de plus que la moyenne.

Mais ce n'est pas tout ! Pour toute chambre supplémentaire intégrée à votre adresse, la moyenne de réservation s'envole de 8 jours supplémentaires ! Par exemple, si vous proposez à la location une villa avec 5 chambres, il est probable que votre fenêtre de location soit de 39 jours + (4 x 8 jours= 32), soit 61 jours.

Il est donc fort probable que les "familles" ou les "tribus" qui comptent voyager ensemble s'y prennent plus tôt que les autres et bloquent plus vite que la moyenne la location de votre bien. Cela vaut donc largement le coup de proposer des promotions "early bird" sur vos biens les plus imposants pour toute réservation effectuée 60 jours avant le séjour.

Comme le démontre le graphique plus haut, la durée moyenne de 39 jours correspond (au mieux) à une occupation de deux personnes (1 chambre) alors que les réservations pour des séjours comportant jusqu'à 12 personnes (6 chambres) peuvent se faire jusqua'à 83 jours à l'avance.

Un conseil ? Proposez plutôt des promotions "earlybird" sur vos chambres doubles et laissez vos prix "forts" sur les offres "familles" très en avance de saison. Mais, dès la période des 70 jours avant-saison, commencez à faire évoluer vos taux de promotion.

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Autre point différenciant, votre lieu d'implantation, selon que vous êtes dans une grande destination touristique (les clients réservent plus tôt) ou une ville (les clients réservent plus tard), votre fenêtre de réservation moyenne variera d'une zone à l'autre.

Autre phénomène : si vous êtes implanté à proximité d'un grand pôle d'attraction (ex: le Futuroscope à Poitiers), il est fort probable que votre fenêtre de réservation soit "collée" aux stratégies de prix de ce parc d'attraction. Si le parc engage des campagnes de communication pour inciter les clients à réserver tôt, il est fort probable que vous bénficiez de cette "caisse de résonance commerciale". Un conseil ? Suivez de près (ou analysez à l'avance leur logique tarifaire) et collez-lui de près ... cela devrait avoir un impact bénéfique sur votre fenêtre de réservation.

Bien comprendre son environnement commercial et avoir une bonne analyse de vos fenêtres de réservation est un atout majeur pour surmonter les effets d'une concurrence qui se démultiplie ...

Cela vous permettra d'appliquer une tarification mieux appropriée à vos cibles de clients et de leurs typologies d'achat et de réservation. C'est ainsi que les prix peuvent être maintenus artificiellement élevés sur plusieurs périodes de l'année. Et de faire baisser les prix au fur et à mesure que le pic passe et que la date de vacance se rapproche afin de maximiser l'occupation. Ces stratégies vous permettront de de viser l'occupation cible de votre établissement.

Bien comprendre la demande et donc mieux déduire vos futures fenêtres de réservation, vous permettra de prendre des décisions de tarification plus éclairées. Par exemple, si votre fenêtre de réservation moyenne est de 30 jours, maintenez vos tarifs plus élevés avant la fenêtre de réservation de 30 jours et assurez-vous que vos tarifs sont compétitifs. Après ce délai, envisagez d’actualiser progressivement les prix des nuits vacantes afin de maximiser vos chances d’obtenir des réservations supplémentaires.