Ai-je besoin d'une nouvelle caisse au 1er janvier 2018 ?

Beaucoup de professionnels du tourisme et des loisirs sont tracassés par la même question depuis des mois : "Est-ce que je dois m’équiper d’une caisse enregistreuse à partir du 1er janvier 2018 ? On me dit que c’est la loi … que je dois m’équiper de toute urgence sous risque de payer de lourdes amendes aux impôts … »

La cause de toutes ces interrogations tient à une nouvelle réglementation décidée en 2015 et qui entrera en vigueur le 1er janvier prochain pour lutter contre la fraude à la TVA. En résumé, chaque professionnel devra délivrer un ticket de caisse (voir plus bas sur ce qui définit un ticket de caisse) à tout client qui lui paiera plus de 25€ TTC de services. Et s’il édite ce ticket de caisse au moyen d’une solution informatique, alors le professionnel devra s’assurer que sa solution est bien conforme aux nouvelles dispositions réglementaires. Explications détaillées dans les 10 questions ci-dessous ...

1) D’abord, pourquoi cette nouvelle réglementation ?

Vous ne l’ignorez certainement pas, mais la fraude à la TVA représente en France (selon la commission européenne) un manque à gagner de 14 Milliards € dans les caisses de l’Etat. Pour les spécialistes de Bercy (Ministère des Finances), la fraude prend principalement sa source chez les commerçants (ou artisans) qui encaissent de nombreuses espèces et qui ne sont pas équipés de système de caisse fiable ou, pire, de caisses dites « permissives », c’est-à-dire (sans entrer dans les détails) capables d’effacer certaines opérations en fin de journée et de modifier complètement les niveaux d’argent encaissés, les chiffres d’affaires réellement enregistrés … et donc, la TVA à payer. C’est donc sur ce point que porte la nouvelle réglementation (plus précisément l’article 88 de la loi des finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015) et seulement sur celui-là: si vous êtes équipés d’un système de caisse, à compter du 1er janvier, vous devrez fournir l’attestation à l’administration fiscale, qu’il ne s’agit pas d’une caisse « permissive » et qu’elle se conforme bien aux nouvelles exigences réglementaires ». (voir plus loin en détail). Dans le cas contraire, vous vous exposez à des amendes de l’ordre de 7500€ ...

2) Donc, je n'ai aucune obligation de m'équiper d’une caisse enregistreuse ?!

Soyons clairs : cette nouvelle réglementation ne concerne que les pros qui sont déjà équipés d’une caisse ou qui envisagent de s’équiper d’une caisse enregistreuse. Cette dernière devra donc respecter les nouvelles exigences réglementaires. Cela veut dire que vous avez toujours le droit de tenir l’enregistrement des encaissements de vos clients de manière manuelle, sur un cahier, et garder vos règlements dans une jolie petite caisse en fer …

Même si c’est très vintage de rédiger ses tickets à la main, cela peut vous prendre beaucoup de temps en plein rush d’activité car la réglementation impose tout de même de délivrer une note pour toute somme supérieure à 25€ TTC et, en dessous de ce montant aussi, si le client l’exige… Attention, par conséquent, à la surcharge de travail dès le 1er janvier prochain.

D’autant plus que - si vous tenez à tout faire « à la main » - votre «petit cahier de caisse et votre carnet à souche» devront respecter les contraintes suivantes pour satisfaire aux exigences du fisc :

• des pages numérotées sans pages manquantes,
• pour chaque journée : la ventilation détaillée des recettes en espèces, chèques ou autres moyens de paiement, des dépenses en espèces (sorties de caisse) ainsi que le solde que vous aurez arrêté en fin de journée,
• vous devez veiller à utiliser un stylo à encre indélébile sans blanc ni rature.

Et ce n’est pas fini : là, nous ne parlions que du livre de caisse. Lorsque vous établirez une note (obligatoire au-dessus de 25€), elle devra contenir un certain nombre d’informations obligatoires (voir ci-après).

3) Si je garde mon carnet à souche et mes crayons, que dois-je faire pour être dans les « clous » de la réglementation fiscale ?

Comme on l’a vu plus haut, vous n’êtes absolument pas obligé(e) de vous conformer à la nouvelle réglementation du moins en ce qui concerne vos équipements informatiques. Toutefois, maintenant qu’il est obligatoire de délivrer un ticket de caisse pour toute somme supérieure à 25€, vous devrez vous assurer que vos tickets « manuels » comporteront bien les mentions obligatoires suivantes :

• sa date de création,
• le nom et l’adresse de votre entreprise,
• le numéro SIREN de votre entreprise,
• la mention RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe où votre entreprise est immatriculée,
• le nom du client, sauf opposition de celui-ci,
• la date et le lieu d’exécution de la prestation,
• le décompte détaillé, en quantité et prix, de chaque prestation et produit fourni ou vendu, c'est-à-dire : dénomination, prix unitaire, désignation de l’unité et quantité fournie,
• les remises, gratuités et réductions éventuelles consenties ainsi que leur valeur détaillée,
• la somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises,
• les taxes additionnelles (si elles s’appliquent) comme la taxe de séjour, par exemple.

La note doit être établie en double exemplaire (ah ! le fameux carnet à souche …). L’original doit être remis au client et vous devez conserver le double (classé par ordre de rédaction) pendant deux ans mais nous vous recommandons le même délai que celui fixé pour les factures; à savoir, 6 ans. En l’absence de l’une ou l’autre des mentions obligatoires, n’oubliez pas que vous vous exposez à des sanctions. Et elles se calculent ligne par ligne et pas ticket par ticket: donc, si lors d’un contrôle, une ou plusieurs lignes sont incorrectes ou manquantes, elles donneront droit - chacune - à une sanction pécuniaire du fisc.

En résumé, si vous éditez peu de notes chaque jour (moins de 5), continuer de le faire à la main ne vous posera pas de problème. Au-delà ou lorsque vous serez soumis à de fortes affluences (notamment, en pleine saison touristique) éditer des tickets de caisse à la main pourra vous prendre beaucoup beaucoup de temps et entraver la qualité de votre service. Cela peut très vite déplaire à vos clients qui ne souhaiteront pas attendre trop longtemps pour recevoir leur « note » : nous en avons tous testé les limites dans les restaurants, par exemple, avant qu’ils ne s’équipent massivement.

4) Est-ce que je dois m’attendre à un afflux de demandes de tickets ?

La mise en place de cette nouvelle réglementation et toute l’information plus ou moins approximative qui en a été délivrée par media interposés a suscité beaucoup de curiosité et d’attention chez les consommateurs: il est donc prévisible que les demandes de tickets vont se multiplier … puisque c’est devenu une obligation !

La caisse enregistreuse elloha

Désormais, en tant que pro du tourisme et des loisirs (et donc, plus généralement, en tant que prestataire de services), sachez que vous devrez obligatoirement remettre une note (ou un ticket de caisse, si vous êtes informatisé) pour toute recette supérieure à 25€ TTC. Il s’agit là d’une obligation à respecter scrupuleusement sous peine d’amendes fiscales. Attention, notez aussi qu'un client a le droit d’exiger un ticket de caisse (ou une note) en bonne et due forme même s’il vous achète pour moins de 25€ de services et/ou de produits. Donc, pour résumer, chaque fois qu’un client vous doit plus de 25€, l’émission d’une note (ou d’un ticket) est obligatoire. En dessous de ce montant (25€), vous n’y êtes obligé(e) que si votre client l’exige.

5) Quelle est la différence entre une note et un ticket de caisse ?

Strictement aucune ! Il s’agit du même « objet » qui doit respecter les mêmes conditions de contenu (voir plus haut). Mais, dans le jargon usuel, on considère qu’une note est plutôt un document rempli manuellement alors qu’un ticket de caisse est généralement émis depuis une imprimante.

6) Je ne suis pas soumis à la TVA: suis-je concerné ?

Bonne question ! Si vous êtes un hébergeur non assujetti à la TVA, vous devrez émettre des tickets de caisse pour toutes les autres activités qui ne sont pas exonérées (comme la vente de produits annexes ou de prestations de services comme les cours de cuisine, les séances de massage, etc …). Selon le Bulletin Officiel de l’administration fiscale, «cette obligation concerne donc également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA ».

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7) J'exerce en auto-entrepreneur: suis-je concerné ?

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous dépendez du régime spécial de la TVA (dont la collecte est incluse forfaitairement par votre contribution globale qui intègre votre protection sociale). Pour autant, vous n’êtes pas considéré comme un « non assujetti à la TVA » en ce qui concerne les ventes que vous pourriez faire « au comptoir ». Par exemple, si vous êtes un loueur de kayaks ou de vélos (établi en auto-entrepreneur), chaque fois que vous recevrez un client à l’un de vos comptoirs, vous devrez établir une note pour toute recette supérieure à 25€. Vous devez donc respecter les nouvelles obligations au même titre que les autres commerçants et professionnels assujettis à la TVA (décision de Gérald Darmanin du 15 juin 2017).

8) Je suis déjà équipé d’un système de caisse ou je compte en changer : que dois-je vérifier en priorité ?

Tout simplement, vous devez obtenir de votre fournisseur une attestation individuelle, c’est-à-dire au nom de votre entreprise par laquelle votre fournisseur établit que son logiciel respecte les dispositions de la nouvelle réglementation. Cette attestation vous est délivrée pour toute la période où vous vous acquittez de votre licence de logiciel et émane de votre fournisseur. Elle peut revêtir deux formes: soit une attestation simple éditée et signée par votre fournisseur de solution, soit un certificat Norme NF255 qui aura été établi par un organisme certificateur. L’administration fiscale reconnaît aux deux attestations la même valeur. Attention, par conséquent, à ne pas vous laisser avoir par des sociétés qui vous imposent une solution aux normes NF255. Cela n’est pas obligatoire !

9) Qu’est-ce-que ces « nouvelles caisses » ont de plus ?

Ne perdons pas de vue l’objectif de la loi : éviter la fraude à la TVA. Et nous avons vu qu’elle démarre souvent au niveau de la caisse quand il s’agit d’un logiciel dit « permissif ». En vous délivrant une attestation de conformité, votre fournisseur vous garantit et garantit au fisc que votre caisse est :

• Inaltérable: vos tickets de caisse ne seront pas modifiables une fois validés,
• Sécure: qu’ils seront reliés les uns aux autres par une chaîne de numéros (en clair, qu’aucun ticket ne pourra disparaître sans laisser de trace)
• Conservés et Archivés : le système les conservera pendant au moins 6 ans. Attention, vous devrez vous assurer de lancer des archivages réguliers de vos tickets et de vos opérations de caisse car la loi n’impose pas à un éditeur d’archiver pendant si longtemps pour votre compte surtout si, entre temps, vous changez de fournisseur …

10) Est-ce que l’on doit s’attendre à plus de contrôles ? Plus de sanctions ?

Eh oui ! En plus de ces nouvelles obligations, la loi donne aussi de nouveaux droits aux contrôleurs des impôts. En effet, jusqu’à présent, les contrôles à la TVA se faisaient dans le cadre d’une procédure normale : le contrôleur vous écrivait et se déplaçait chez vous après vous avoir prévenu pour vous demander les informations nécessaires. A partir du 1er janvier, dans le cadre de cette nouvelle loi, les agents de l'administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée dans vos locaux professionnels. Une amende pouvant aller jusqu’à 7500€ pourra vous être infligée si vous ne respectez pas les conditions légales et vous disposerez de 60 jours pour vous y conformer. Mais, si au terme de ce délai, vous n’êtes toujours pas en conformité, l’administration pourra vous infliger une nouvelle sanction financière du même montant.

En conclusion

• seuls les pros qui sont assujettis à la TVA sont concernés,
• attention, toutefois, si certaines de vos prestations ne sont pas en dispense de TVA, vous devrez émettre des tickets de caisse en bonne et due forme pour ces dernières,
• seuls sont concernés les pros qui utilisent un logiciel de caisse : vous devrez donc obtenir l’attestation de votre fournisseur qu’il est bien conforme aux nouvelles dispositions réglementaires
• si vous n’êtes pas équipé d’un logiciel de caisse, vous pouvez continuer à fournir des notes manuelles à vos clients à condition de respecter les règles de forme, de classement et de conservation
• mais, dans tous les cas, que ce soit à la main ou grâce à un logiciel conçu pour vous faciliter la vie, vous devrez délivrer un ticket de caisse pour tout achat supérieur à 25€ ou, dans tous les cas si le client l’exige, même pour une somme inférieure,
• même si le dispositif légal a été adouci par rapport à son texte initial d’il y a 2 ans, ce dernier continue de durcir les conditions de contrôles : l’inspecteur pourra se présenter chez vous de manière inopiné et vous infliger une lourde amende si vous ne respectez pas les nouvelles exigences …
• Attention, par conséquent, à ne pas jouer avec le feu

Enfin, au-delà de ces contraintes supplémentaires, n’oubliez pas que les consommateurs regardent aussi de près ces nouvelles dispositions et voient plutôt d’un bon oeil qu’un reçu en bonne et due forme leur soit systématiquement remis quand ils vous donnent leur argent. Certains clients n’aiment pas avoir le sentiment de payer une TVA qui ne sera pas forcément reversée ... cela veut dire qu’ils sont doublement victimes: en tant que client d’abord, car ils paient 10% ou 20% de trop sur leur note, et en tant que contribuable ensuite, car ils paient aussi indirectement le manque à gagner de la fraude à la TVA par l’augmentation de leurs impôts …